Hoe je in vier stappen kan besparen op de verzuimkosten


Hoe je in vier stappen kan besparen op de verzuimkosten

Publicatie datum 15 maart 2021

Auteur: Rianne Steinz

Wil jij kosten besparen op het verzuim? HR kan hier een belangrijke rol in spelen door het inzetten van verschillende interventies. Om de kostenbesparing uit te rekenen, is het van belang om te weten hoe hoog je verzuimpercentage momenteel is en waar je naartoe wil. In dit artikel wordt uitgelegd hoeveel kosten je kan besparen als je het verzuim gaat verminderen. Dit wordt uitgelegd aan de hand van een casus.

 

De organisatie, waar deze casus over gaat, is gevestigd op twee locaties in Nederland, namelijk Amsterdam en Maastricht. In de afgelopen drie jaar is het verzuimpercentage op de locatie in Amsterdam gestegen met 1,63% en in Maastricht met 1,70%. Het verzuimpercentage in Amsterdam stond hierdoor in 2019 op 4,80% en in Maastricht op 6,60%. Het gemiddelde verzuimpercentage in Nederland is 4,5%. Conclusie: het verzuimpercentage is te hoog en moet naar beneden. Wil je weten hoe dit berekend is? Lees dan snel verder.

 

Stap 1: Verzuimbestand

Zorg voor een duidelijk Excel bestand waarin per werknemer staat wat de loonkosten, beschikbare dagen en aantal verzuimende dagen zijn. Door de verzuimende dagen te delen door de beschikbare dagen komt er een verzuimpercentage per werknemer uit. Door vanuit een Excel bestand te werken kun je goede draaitabellen maken die automatisch berekeningen maken die belangrijk zijn om de kostenbesparing uit te rekenen.

 

Maak jij gebruik van een handig personeelsinformatiesysteem? Dan kun je die gegevens natuurlijk daaruit halen.

 

Stap 2: Voorspelling maken verzuimpercentage   

De volgende stap is het in beeld brengen van het verzuimpercentage van de afgelopen drie jaar. Door het verzuimpercentage in beeld te brengen kun je door middel van een groeipercentage, berekenen wat het verwachte verzuim voor volgend jaar is. In Amsterdam was het verwachte verzuimpercentage 5,44% en in Maastricht 10,17%. Deze percentages zijn veel te hoog in vergelijking met wat de organisatie voor ogen heeft. Dan weet je dat er actie is vereist! Bepaal naar welk verzuimpercentage je wilt. Deze organisatie wilde op beide locaties een verzuimpercentage 3%.

 

Peildatum Unit Verzuimpercentage Groeifactor
2017 Amsterdam 4,20%
2018 Amsterdam 3,17% 0,75
2019 Amsterdam 4,80% 1,51
Gemiddelde 4,06% 1,13
2017 Maastricht 2,82%
2018 Maastricht 4,90% 1,74
2019 Maastricht 6,60% 1,35
Gemiddelde 4,77% 1,54

Groeifactor = verzuimpercentage (jaar van berekening)/ het verzuimpercentage (jaar ervoor).
VOORBEELD= 4,80% / 3,17% = 1,51 groeifactor

 

 

Unit Verwachte verzuimpercentage 2020
Amsterdam 5,44%
Maastricht 10,17%

Verwachte verzuimpercentage = Verzuimpercentage (2019)*gemiddelde groeifactor.

VOORBEELD = 4,80% * 1,13 = Verwachte verzuimpercentage

 

Stap 3: Kosten berekenen

Vervolgens ga je de verzuimkosten berekenen. Eerst bereken je de verzuimkosten van de afgelopen jaren. De berekening hiervoor is loonkosten per werknemer/beschikbare dagen * verzuimende dagen. Vervolgens heb je de verzuimkosten van de verschillende jaren en de verschillende verzuimpercentages, zoals hieronder te zien. Hierbij is het verstandig om de gemiddelde verzuimkosten per procent uit te rekenen, zodat je dit straks kan berekenen voor het verzuimpercentage waar je naartoe wilt.

 

Peildatum Kosten verzuim Amsterdam Verzuimpercentage Gemiddelde verzuimkosten per procent
2017 € 701.888,40 4,20% € 167.116,28
2018 € 640.059,89 3,17% € 201.911,64
2019 € 743.974,14 4,80% € 154.994,61
Gemiddelde € 174.674,18
Peildatum Kosten verzuim Maastricht Verzuimpercentage Gemiddelde verzuimkosten per procent
2017 € 401.915,07 2,82% € 142.523,08
2018 € 692.333,97 4,90% € 141.292,65
2019 € 907.209,72 6,60% € 137.456,02
Gemiddelde € 140.423,91

 

Vervolgens ga je de verzuimkosten berekenen van het verwachte verzuimpercentage. Je doet de gemiddelde verzuimkosten per procent * verwachte verzuimpercentage. Dit zijn de verwachte verzuimkosten. Naast dit reken je ook de verzuimkosten van het verzuimpercentage waar je heen wilt, in dit voorbeeld dus 3%. De laatste stap is de verwachte verzuimkosten – de verzuimkosten van 3%. Deze uitkomst bepaalt wat jij kunt besparen aan het verzuim! In dit geval kan het bedrijf een kostenbesparing behalen van €1.433.044,45 euro per jaar.

Stap 4: Interventies

Om de kostenbesparing te behalen zullen er interventies ingezet moeten worden. HR verzorgt deze interventies. Deze interventies zorgen ervoor dat het gewenste verzuimpercentage wordt behaald, oftewel de 3% in dit geval.

 

In deze casus zijn er drie interventies ingezet. Namelijk:

  • Een Interventie Sociaal Medisch Overleg: Een SMO wordt gehouden om te bespreken welke verzuimgevallen er spelen en hoe leidinggevende hier het beste op in kunnen spelen;
  • Interventie Verzuimprocedure: een duidelijke verzuimprocedure voor alle werknemers is nodig om te laten zien dat er serieus om wordt gegaan met een verzuimmelding, dit zorgt er ook voor dat de drempel voor werknemers hoger wordt om zich ziek te melden;
  • Interventie Verzuim bespreekbaar maken: door vaker in gesprek te gaan met werknemers die zich meer dan twee a drie keer per jaar ziekmelden kan een achterliggende reden snel worden achterhaald. Hierdoor wordt er serieus omgegaan met verzuim en kan er eventueel preventief worden ingespeeld hierop.

 

Natuurlijk verschilt het per organisatie welke interventies jij nodig hebt om het verzuim te verminderen. Interventies moeten op maat worden ingezet in jouw organisatie.

 

Contact

Wil je ook weten hoe jij je verzuim kan verminderen en hoe je kosten kan besparen? Of wil je hulp bij het in kaart brengen van jouw eigen kostenbesparing? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen helpen met kosten besparen rondom verzuim of eventuele andere zaken die spelen in de organisatie. Wil je op de hoogte blijven van de actualiteiten rondom HR en Recruitment? Hou de nieuwspagina in de gaten. Vergeet PAVO Advice niet te volgen op LinkedIn, Instagram en Facebook!

 

Foto door Marc Mueller via Pexels

 

Gerelateerde artikelen

Wat kan PAVO Advice voor jou betekenen?

PAVO Advice, de full-service HR dienstverlener in West-Friesland

Tips en trick om HR te digitaliseren

Wanneer mag ik iemand ontslaan?

Kantoorrituelen en hoe vanzelfsprekend deze zijn

Thuiswerken doorzetten na de crisis?

 

Tags : HR, HR-advies, kosten, kostenbesparing, Verzuim,