Tips en Tricks om HR te digitaliseren 


Tips en Tricks om HR te digitaliseren 

Publicatie datum 23 november 2020

Auteur: Rianne Steinz

Tegenwoordig zijn steeds meer processen te digitaliseren. Zo ook de processen van HR. Steeds meer HRafdelingen zetten technologie in om taken en processen te optimaliseren. Hierdoor kunnen HR-afdelingen zich steeds minder bezighouden met administratieve taken en meer bezighouden met strategische vraagstukken. Door processen van HR te digitaliseren bespaar je ook geld. Dit omdat je minder tijd, meer werk kan doen. Uit onderzoek blijkt dat digitaliseren onder de HR-trends 2020/2021 valt. 

 

Het rondslingeren van papier 

Herken jij ook dat moment dat je iets print en het vergeet te halen bij de printer? Je bent niet de enige. Maar dit zorgt er wel voor dat een werknemer van een andere afdeling dit wel de printer uit ziet komen. En hierdoor misschien wel gevoelige informatie ziet. Of dat ene papiertje dat je even meeneemt naar iemand en laat liggen? Want ja, uiteindelijk gaat ook iemand dat vinden. Kortom, het niet digitaliseren van papier zorgt er ook voor dat het minder vertrouwelijk is. Nu moet je wel zorgen dat als je het digitaliseert, je de oude papieren door de papierversnipperaar haalt. 

 

  • Maak op de computer/laptop een mappenstructuur voor HR; 
  • Vul deze mappen met papier dat nu door het kantoor heen ligt. 

 

Eigen informatie aanpassen 

Er worden steeds meer HRM-systemen gebruikt waar werknemers zelf ook aanpassingen in kunnen verrichten. In plaats van al die mails over verzuim, verlof en aanpassingen van persoonsgegevens, kunnen werknemers dit nu zelf doen. Dat bespaart een hoop administratief werk. 

 

  • Ga op zoek naar een HR-systeem dat bij jouw organisatie past; 
  • Ga na of in dit systeem er ook een inlog voor werknemers is; 
  • Vul het systeem met alle informatie die nodig is; 
  • Informeer je werknemers over dit systeem, zo kunnen ze ook zelf hun eigen documenten inzien; 
  • Laat werknemers zelf aanpassingen/invoeringen doen als het gaat om persoonsgegevens, verzuim en verlof. 

  

Corona crisis en digitaliseren 

En ook tijdens deze corona crisis merken we dat digitaliseren steeds belangrijker wordt. Want een contracten opstellen, een brieven tekenen, ontwikkelingsgesprekken voeren, moeten allemaal online gedaan worden tegenwoordig. We worden bijna verplicht om digitaliseren zo snel mogelijk op te pakken. Dus ook nu is het een uitdaging voor HR, om deze processen online in te richten. Want wie weet hoe lang dit nog gaat duren? En waarom zou je het niet gewoon doen? Dan heb je het maar alvast voor de toekomst. 

 

  • Ga op zoek naar een programma waarbij werknemer en werkgever online hun handtekening kunnen zetten (zoals: docusign).  

 

Van administratief naar strategisch 

Tegenwoordig komt het woord strategisch meer naar voren dan vroeger. Er wordt veel meer gekeken naar wat de organisatie op den duur nodig heeft op basis van HR. En minder brandjes blussen en administratie uitvoeren. Juist daarom is het verstandig om processen te digitaliseren. Want daardoor heb je ook meer tijd om de strategische vraagstukken uit te voeren.  

 

  • Ga eens na welke mogelijkheden je hebt om administratieve taken online te gaan invoeren. 

 

Last but not least 

Milieu! Want al die papieren rompslomp kost ook het milieu het nodige. In 2018 werd er gemiddeld per inwoner 50 kilo papier opgehaald. En dan heb ik het nog niet eens over de bedrijven die veel papier gebruiken. De papierindustrie heeft een hoge uitstoot van 7%. Dit is zelfs meer dan die van de luchtvaart (2,5%). Dus wat ik wil zeggen: beginnen maar met digitaliseren en het helpen van het milieu.  

 

Contact 

Hulp nodig bij het digitaliseren van jouw HR-afdeling? Of weet je niet waar je moet beginnen? Wij helpen jullie graag. Neem vrijblijvend contact met ons op. Wil je op de hoogte blijven van de actualiteiten rondom HR en Recruitment?Hou de nieuwspagina in de gaten. Vergeet PAVO Advice niet te volgen op LinkedIn en Facebook!

 

Gerelateerde artikelen

Human resource Trends

Wanneer mag ik iemand ontslaan?

Meer fysieke klachten tijdens het thuiswerken

Functioneringsgesprek

Communiceren met personeel

Werkstress op de werkvloer: hoe herken en voorkom je het?

Tags : Administratie, Digitaliseren, Duurzaamheid, HR, Human resource management,