Vaste reiskostenvergoeding heroverwegen in 2021


Vaste reiskostenvergoeding heroverwegen in 2021

Publicatie datum 20 november 2020

Vaste reiskostenvergoedingen worden bij veel werkgevers ondanks de crisis uitbetaald in 2020. Staatssecretaris Vijlbrief van Financiën gaf aan dat werkgevers per 1 januari 2021 de vaste reiskostenvergoedingen niet meer onbelast mogen uitbetalen aan de thuiswerkende medewerkers. Het reisgedrag van de werknemers moeten opnieuw bekeken worden. Tot 31 december 2020 mogen thuiswerkdagen nog als reisdagen worden aangemerkt. De vaste reiskostenvergoedingen zijn in veel gevallen dus nog gebaseerd op het reisgedrag wat dateert uit begin maart 2020.

 

31 december 2020

In een ‘normale’ situatie is het maximum van belastingvrije reiskostenvergoeding 19 cent per kilometer. Dit mag tot zes weken na verandering van het reisgedrag doorlopen op basis van de oude situatie. Eerst moest een werkgever de reiskostenvergoeding stopzetten wanneer een werknemer bijvoorbeeld langdurig ziek was. Maar in de pandemie is het reisgedrag van heel veel mensen veranderd. Daarom hebben verschillende werkgevers besloten om per direct de vaste reiskosten stop te zetten. Een ander deel heeft besloten om de vaste reiskosten alsnog door te laten lopen om onder andere te compenseren voor de thuiswerkkosten.

 

Staatssecretaris Vijlbrief

In mei 2020 besloot staatssecretaris Vijlbrief dat werkgevers vanwege de besluitnoodmaatregelen de vaste reiskostenvergoeding niet veranderd hoefde te worden als een werknemer meer thuis gaat werken en er daardoor een wijziging in het reispatroon ontstond. Werkgevers kunnen ook deze goedkeuring toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. In andere woorden betekend dit dat werkgevers de werknemers de vaste reiskostenvergoeding tot 31 december 2020 onbelast mogen uitbetalen.

 

1 januari 2021

Deze goedkeuring zal per 1 januari 2021 per direct vervallen. Dit betekent dat het reisgedrag van alle werknemers opnieuw bekeken gaat worden. Werkt je medewerker een vaste dag thuis? Dan mag hij/zij voor die dag geen reiskosten meer ontvangen. Er geldt een maximaal bedrag van 19 cent per kilometer voor kantoordagen. Er mag wel besloten worden om een hoger bedrag uit te keren, maar dan moeten er wel loonheffingen worden ingehouden. Dit betekent dat er voor veel werknemers geen sprake meer is van een vaste reiskostenvergoeding in 2021. Er moet voldaan worden aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Dit betekent dat de werknemers die minimaal 36 uur per week of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen, vaste reiskostenvergoedingen mogen ontvangen. Voldoet een werknemer niet aan deze eis? Dan moeten zij via een declaratie systeem of nacalculatie zorgen dat zij de reiskosten die zij verdienen, krijgen.

 

Reiskostenvergoeding? Thuiswerkvergoeding?

Als werknemers al veel meer thuiswerken, waarom werden de reiskosten dan überhaupt uitbetaald? Veel werkgevers hadden besloten om de reiskostenvergoeding door te betalen om te compenseren voor de thuiswerk kosten. Denk aan koffie, elektriciteit, wc-papier en de overige kosten wat een thuis kantoor met zich mee brengt. Ook hebben enkele werknemers gekozen om een thuiswerkvergoeding in het leven te roepen. Dit is niet verplicht, tenzij er afspraken zijn gemaakt in de cao.  Dit is echter geen verplichting, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt in de cao. Het Nimbud heeft uitgerekend dat een thuiswerkdag gemiddeld zo’n 2 euro extra per dag kost.

 

Contact

Om duidelijkheid te scheppen is het verstandig om aan het eind van het jaar afspraken te gaan maken met de werknemers. Hoeveel dagen gaan zij thuiswerken en hoeveel dagen gaan zij op kantoor werken? Laat dit vastleggen en bespreek wat de opties zijn. Zo kunnen de werknemers rekening houden met een ander maandelijks bedrag op de rekening, maar in dit gesprek kunnen de declaratiepapieren ook uitgelegd worden. Zo is het voor de werkgever, maar ook voor de werknemer duidelijk.

 

Wil je hulp bij het herberekenen van de vaste reiskostenvergoeding? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! Wil je op de hoogte blijven van de actualiteiten rondom HR en Recruitment? Hou de nieuwspagina in de gaten. Vergeet PAVO Advice niet te volgen op LinkedIn en Facebook!

 

Gerelateerde artikelen

Werknemers in vaste loondienst worden geraakt 

Tips: waar let je op bij een online sollicitatie als sollicitant?

Minimaliseer de afleiding tijdens het thuiswerken nu!

Thuiswerken maakt eenzaam 

Meer fysieke klachten tijdens het thuiswerken

Hoe motiveer je medewerkers

Tags : reiskostenvergoeding, thuiswerken, vergoeding,